Ayant un patrimoine propre, chaque société est appelée à effectuer elle-même ses dépenses courantes de gestion. C’est le principe normalement admis. Cependant de manière circonstancielle, voire exceptionnelle, certaines dépenses qui lui incombent peuvent être engagées par ses salariés ou ses dirigeants. C’est le cas des dépenses qualifiées de frais de représentation. Elles sont normalement à la charge de la société. Cependant, les concernés les effectuent contre remboursement ultérieur. Il s’agit le plus souvent des dépenses effectuées lors des rencontres avec les partenaires, fournisseurs ou clients. Ils doivent nécessairement être justifiés par une facture. Comme toutes charges, les frais de représentation sont fiscalement déductibles sous certaines conditions. Cependant, avant de traiter des conditions de déductibilité, il convient de préciser en amont ce qu’on entend réellement par frais de représentation.
A. Définition des frais de représentations
Les frais de représentation sont des frais inhérents à la fonction du dirigeant d’une entreprise ou à certaines catégories de salariés tel que les commerciaux. En d’autres termes, présentant un caractère de remboursement de frais, ils sont normalement déductibles de l’impôt sur les salaires. Justifiés, ils sont aussi déductibles de l’impôt sur les sociétés. Ces frais doivent être directement engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Les dépenses privées sont donc exclues. Les principaux frais concernés sont :
- les frais de transports et assimilés (indemnités de transport, indemnités kilométriques, prime de panier, prime de salissures, etc.) ;
- les frais de voyage ou de déplacement (billets d’avion, billets de train, etc) ;
- les frais de nourriture, de réception comme par exemple les repas d’affaires ;
- les frais de logement (notamment d’hôtel) ;
- les frais d’informatique et de communication (téléphone portable, ordinateur, etc) ;
- les frais vestimentaires ;
- les frais de documentation ;
B. Conditions de déductibilité des frais de représentation
Pour être déductibles les frais de représentation doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et respecter certains critères fixés par la loi. Il s’agit principalement de la condition de déductibilité relative au concours à la formation d’un produit imposable. L’entreprise qui les paie doit être en mesure de justifier lors d’un contrôle que ces dépenses ont concouru à la formation d’un produit imposable ou du moins à fidéliser un client. D’où la nécessité de disposer de la documentation. Les dépenses ne doivent pas être d’un montant excessif et qualifiées de somptuaires. En l’absence d’une liste des dépenses jugées somptuaires ou même des critères d’identification, leur désignation est laissée à la libre appréciation de l’administration fiscale. Il revient donc à l’entreprise de ne pas autoriser ou rembourser des dépenses jugées luxueuses de par leur nature.
(1) Déductibilité de la TVA :
La TVA attachée aux frais professionnels peut être récupérée seulement si elle est déductible. Le montant de la TVA doit figurer sur la facture d’achat et doit distinguer les prestations ouvrant droit à déduction, des autres. Il est également important de mentionner l’identité et la fonction des bénéficiaires.
(2) Déductibilité à l’impôt sur le revenu: frais réels
Lorsque les frais en question sont importants, il est recommandé de les déduire au réel. Cependant il faudra comme précisé plus haut bien les documents et surtout être en mesure de prouver le lien avec l’activité et pouvoir le rattacher à un produit imposable pour la société. L’administration fiscale sans s’immiscer dans la gestion de l’entreprise peut lors d’un contrôle réintégrer les dit frais à l’IS mais également les imposer à l’IR au besoin en les qualifiant d’avantage en nature ou de complément de rémunération si l’entreprise n’arrive pas à justifier les montants. Enfin, il est important de veiller à ce que les frais ne soient engagés pour une charge anormale par nature. Les principaux frais déductibles sont : les frais de déplacements professionnels, les frais de formation, les frais d’hôtel ou de location professionnelles, les frais de restauration. Quelques documents nécessaires pour la justification des frais de représentation au réel: Ordre de mission comprenant le détail relatif au client, fournisseur ou partenaire ainsi que les détails de la mission (lieu, heure, objectifs etc.). Pour un déjeuner d’affaires par exemple : préciser les points à l’ordre de la discussion, le lieu du déjeuner etc: autorisation de déplacement; les diverses factures; le rapport de mission validé par le client, le partenaire ou le fournisseur.
(3) Déductibilité à l’impôt sur le revenu: Déduction forfaitaire
Elle englobe toutes les dépenses professionnelles. La méthode de détermination est fixé par la lettre n°1028/MEFP/DGID du 09 février 1995. En effet, ces frais sont de:
- huit cent mille francs (800 000) par an pour les entreprises dont le Chiffre d’Affaires est au moins égal à deux milliards (2 000 000 000)
- quatre cent mille francs (400 000) par an pour les entreprises dont le Chiffre d’Affaires est strictement inférieur à deux milliard (2 000 000 000)
Le forfait ne concerne que: le Président Directeur Général, le Directeur Général et l’Administrateur dans les SA & le Gérant et le Directeur dans les SARL. La déduction au forfait se fait sur option du contribuable. L’option est faite suivant une procédure spéciale et vaut pour toute l’année considérée. Elle continue d’être en vigueur tant que le contribuable n’a pas dénoncé cette option. C’est-à-dire que le contribuable qui a choisi la déduction au forfait applique le forfait jusqu’au moment où il introduit une procédure pour renoncer à la déduction au forfait et passer au réel. L’option faite au cours d’une année vaut pour la même année du 1er Janvier au 31 décembre et des suivantes jusqu’à l’année de dénonciation.
L’option de la déduction forfaitaire ne peut se cumuler avec la déduction des frais au réel.
