Préparation de l’inventaire
La préparation de l’inventaire consiste notamment en la désignation des personnes devant intervenir dans les opérations d’inventaire et en la mise en place d’instructions à suivre pour le déroulement de l’inventaire.
Nomination d’un responsable de l’inventaire et des intervenants
La question que l’on se pose souvent est de savoir qui doit inventorier les existants. Pour certains, l’idéal serait de confier ce travail à du personnel spécialisé, connaissant bien les articles en stock. Un tel procédé n’est pas toujours possible car il est onéreux. A notre avis, il est préférable que l’entité fasse appel aux membres de son personnel :
- D’abord, l’entité choisit un responsable de l’inventaire qui, sur le plan hiérarchique:
- Premièrement, est investi de l’autorité nécessaire, pour pouvoir faire appliquer les instructions sans heurts ;
- Deuxièmement, a une connaissance suffisante de l’organisation de l’entité, des biens à inventorier et toutes les phases de l’activité de l’entité pour pouvoir mesurer à leur juste valeur les instructions à appliquer ;
- Troisièmement, est méthodique, posé et a le sens des responsabilités ;
- Ensuite, le choix du responsable est suivi par la nomination des personnes chargées du recensement.
De plus, il est nécessaire que chaque comptage soit effectué par deux (2) personnes, tous deux membres du personnel de l’entité. En effet, l’une doit être étrangère au magasin, alors que l’autre peut être, soit le responsable de ce service, soit tout autre employé connaissant bien les articles et leur remplacement.
Instructions à donner pour la prise d’inventaire
L’inventaire doit être effectué avec méthode et précision. Pour cela, il est utile que des instructions soient données. Ainsi, les instructions doivent être écrites et précises. La procédure doit mentionner :
- Le but de l’inventaire, son importance, sa date et sa durée ;
- Le ou les lieux où doit s’effectuer l’inventaire ;
- Les articles concernés ;
- La responsabilité de chacune des personnes affectées à l’inventaire ;
- La nature des imprimés et leur utilisation ;
- Les méthodes de comptage à adopter et celles retenues pour l’enregistrement des quantités ;
- Les différentes unités de comptage (Kg, litre, carton, bouteille, balles, fûts, etc…) ;
- Les vérifications à opérer pour détecter les omissions et pour déterminer si tous les articles inventoriés ont bien été collationnés sur les listes d’inventaire ;
- La nécessité d’indiquer sur les imprimés d’Inventaire, les articles qui paraissent :
- Usagés ;
- Anciens ;
- A rotation lente ;
En précisant, pour chacun d’eux, soit la date d’entrée s’il s’agit de biens acquis, soit la date de fabrications s’il s’agit d’articles fabriqués par l’entité. Pour plus d’informations sur la préparation de l’inventaire, veuillez lire notre livre https://tedmaster.org/produit/je-suis-comptable/
