CRM – Manuel Officiel de TedMaster CRM

Bienvenue dans le guide utilisateur de TedMaster CRM, votre compagnon ultime vers une gestion d’entreprise efficace et intégrée. Conçu pour s’adapter à une variété de besoins d’affaires, TedMaster CRM fusionne puissance, flexibilité et facilité d’utilisation pour transformer votre manière de gérer les relations clients, les projets, les ventes, et bien plus encore. Ce manuel a pour but de vous fournir une compréhension approfondie de toutes les fonctionnalités et modules que notre CRM a à offrir, vous guidant à travers chaque étape pour exploiter pleinement le potentiel de cet outil. Que vous soyez nouveau dans le monde des CRM ou que vous cherchiez à optimiser vos processus d’affaires existants, ce guide est votre première étape vers une maîtrise complète de TedMaster CRM. Embarquez avec nous pour découvrir comment notre solution peut s’aligner avec vos objectifs d’affaires, simplifier vos opérations quotidiennes et contribuer à la croissance et au succès de votre entreprise.

Sélectionnez Client – lors de la sélection d’un client, les informations sur le client seront récupérées directement à partir du profil du client. Une autre option est que vous pouvez cliquer sur l’icône d’édition et ajouter directement les informations souhaitées du client, cela est également appliqué aux informations de facturation qu’elles sont également récupérées lors de la sélection d’un client. REMARQUE: Si vous souhaitez que les détails de facturation soient remplis automatiquement lors de la sélection du client, vous devez avoir précédemment ajouté des détails de facturation dans le profil du client.

Facturation et expédition – Si vous modifiez les informations de facturation et d’expédition après avoir sélectionné un client et que vous cliquez sur l’icône d’édition, cela sera modifié pour la facture, mais dans le profil du client, les informations resteront les mêmes.

Modes de paiement autorisés pour cette facture – Sélectionnez les modes de paiement autorisés pour la facture que vous créez, si vos clients paient en ligne à l’aide des passerelles de paiement TedMaster CRM, ils seront visibles dans la zone html de la facture et lors de l’enregistrement du paiement de la facture à partir de la zone d’administration.

Devise – La devise est automatiquement sélectionnée en fonction de votre devise par défaut ou de votre devise définie pour le client sélectionné que vous avez sélectionné précédemment dans le profil client. Si la devise de ce client est USD, elle sera automatiquement sélectionnée et ne pourra pas être modifiée. Numéro de FACTURE – Le numéro est automatiquement rempli Eq. 00012 ensuite sera 00013. Ce numéro a été récupéré à partir de Configuration->Paramètres->Finance->Facture- Suivant Numérotez le nombre son incrément automatique, mais vous pouvez modifier le numéro suivant dans Configuration->Paramètres->Finance->Facture.

Modification du prochain numéro de facture – La note du client est également visible du côté du client, sur la facture HTML et la facture PDF. Vous pouvez configurer les termes directement dans la facture ou vous pouvez avoir des termes prédéfinis qui seront remplis automatiquement. Pour configurer les termes prédéfinis, allez dans Configuration -> Paramètres -> Finance -> Facture, faites défiler vers le bas et vous pouvez remplir les champs comme bon vous convient.

Agent de vente – Vous pouvez sélectionner l’agent de vente pour cette facture, puis générer des rapports dans Rapports -> Ventes -> Rapport sur les factures. Notez que le nom complet de l’agent de vente sera affiché sur la facture si dans Configuration -> Paramètres -> Finance -> Facture -> Afficher l’agent de vente sur la facture est défini sur oui, voir l’image. Vous pouvez ajouter des éléments de facture, lors de l’ajout, assurez-vous de cliquer sur l’icône de coche bleue pour que l’article soit ajouté, vous pouvez également sélectionner les options fiscales. Les articles seront stockés séparément pour chaque facture et la modification des informations sur les articles dans Ventes -> Articles n’affectera pas les factures déjà créées avec des articles spécifiques. La note d’administration est réservée aux administrateurs / membres du personnel. La note du client est également visible du côté du client, sur la facture HTML et la facture PDF.

Cliquez sur Enregistrer – Lors de l’édition/création de la facture, l’option d’ajustement est toujours disponible si vous souhaitez +- le montant total.

Envoyer la facture par e-mail – TedMaster CRM offre la possibilité d’envoyer une facture à un client qui est lié. De plus, la facture PDF sera jointe à l’e-mail. Si vous ne souhaitez pas joindre la facture PDF, décochez simplement la case Joindre la facture PDF. Après avoir envoyé la facture au client, si vous souhaitez envoyer à nouveau la facture, le contenu de l’e-mail sera différent car la facture initiale a déjà été envoyée. Maintenant, le client peut vouloir recevoir à nouveau la facture et, dans tous les cas, ce contenu sera différent. Allez dans Configuration-> Modèles d’e-mail -> Facture déjà envoyée au client pour modifier le contenu de l’e-mail lors de l’envoi de la facture à votre client pour la deuxième fois. Par défaut, tous les contacts avec des notifications par e-mail activées pour les factures seront sélectionnés, vous permettant de vous adapter à vos besoins. Lorsque le travail cron tentera d’envoyer la facture, par exemple, pour les rappels d’expiration, ils seront envoyés à tous les contacts avec des notifications par e-mail activées pour les factures.

Exportation des factures/estimations/paiement des clients vers le code postal: Allez sur le profil du client et cliquez sur l’onglet que vous souhaitez exporter les données eq. factures Sélectionnez le statut ou laissez simplement tout et cliquez sur Soumettre. Toutes les factures basées sur les options que vous avez sélectionnées seront ajoutées au fichier .zip.

La fusion de factures est une fonctionnalité de TedMaster CRM qui vous permet de fusionner/inclure des factures déjà créées en 1 facture en transmettant toutes les informations de facture à une nouvelle facture. Cette fonctionnalité est utilisée si votre client a d’autres factures impayées, mais que vous devez créer une autre facture pour le client et que vous souhaitez empêcher votre client de payer plusieurs factures, dans ce cas, votre client n’aura besoin de payer qu’une seule facture.

Comment vérifier s’il y a des factures disponibles à fusionner ?Les factures disponibles à fusionner s’affichent à différents endroits.

– Lors de la création d’une nouvelle facture – Les factures disponibles à fusionner sont affichées après avoir sélectionné le client, le système vérifiera s’il y a des factures disponibles à fusionner dans la facture que vous créez pour le client sélectionné.
– Lorsque vous prévisualisez la facture existante à partir de la zone d’administration – Les factures disponibles seront affichées en haut et vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier pour appliquer l’action nécessaire.
– Lorsque vous modifiez une facture existante – Les factures disponibles pour la fusion sont affichées de manière immédiate après l’entrée dans la zone de modification de la facture.

Vous ne pouvez fusionner que les factures qui appartiennent aux statuts suivants : Impayé, En retard, Brouillon. Par exemple, si la facture que vous modifiez a le statut Partiellement payée, vous ne pourrez pas fusionner les factures existantes dans cette facture avec le statut Partiellement payée.

Comment fusionner les factures ?
Lorsque vous créez/modifiez une facture, en haut, un message s’affiche s’il y a des factures disponibles pour la fusion. Vous pouvez fusionner plusieurs factures en cliquant sur la case à cocher à gauche du numéro de facture. Une fois le champ coché, les éléments de la facture seront automatiquement ajoutés à votre facture existante que vous créez ou modifiez actuellement. De plus, vous pouvez marquer les factures fusionnées comme annulées au lieu de les supprimer, car la fusion des factures créera des lacunes dans les numéros de facture. Veuillez ne pas fusionner les factures si vous ne voulez pas de lacunes dans l’historique de vos factures. Vous avez également la possibilité d’ajuster manuellement les numéros de facture si vous souhaitez combler les lacunes.

Les factures annulées sont exclues des rapports et les rappels en retard sont désactivés.

Lors de l’affichage de la facture à partir de la zone d’administration de TedMaster CRM, cliquez sur le bouton + Paiement pour enregistrer un nouveau paiement de facture. Après avoir cliqué sur le bouton, une nouvelle vue sera affichée, incluant le formulaire de paiement d’enregistrement.

Enregistrer le paiement de la facture: Gardez à l’esprit que le bouton + Paiement ne sera affiché que si l’utilisateur a des autorisations pour les paiements CREATE. Ce bouton peut également être désactivé dans la facture avec le statut Payé ou Annulé.

– Montant reçu – Le montant total payé pour cette facture, ce champ sera rempli automatiquement en fonction du montant dû de la facture.
– Date de paiement – Sélectionnez la date du paiement, par défaut, la date actuelle sera sélectionnée.
– Mode de paiement – Vous devez sélectionner l’un des modes de paiement disponibles pour cette facture. Le mode de paiement n’est-il pas indiqué sur la liste ? Cliquez ici pour en savoir plus. En plus, vous pouvez ajouter une note de paiement.
– N’envoyez pas d’e-mail de paiement de facture enregistré aux contacts des clients – Si cela est coché, aucun e-mail ne sera envoyé aux contacts de la clientèle que le paiement est enregistré pour cette facture. Si vous souhaitez désactiver cette option, vous pouvez désactiver le modèle d’e-mail dans Configuration -> Paramètres -> Paiement de la facture enregistré (Envoyé aux contacts clients), une fois le modèle désactivé, ce champ ne sera pas affiché et aucun e-mail ne sera envoyé au client.

Cliquez sur Enregistrer – Une fois le paiement enregistré, l’état de la facture sera automatiquement mis à jour en fonction du montant total. Si le montant total est enregistré pour cette facture, le statut sera mis à jour en Payé, sinon il sera mis à jour en Partiellement payé.

E-mail envoyé aux contacts des clients – Si « Ne pas envoyer le paiement de la facture par e-mail enregistré aux contacts du client » est décoché après l’enregistrement du paiement, l’e-mail (avec pièce jointe de paiement PDF) sera envoyé directement aux contacts du client pour informer que le paiement est enregistré pour cette facture.

Pour modifier le contenu de l’e-mail, allez dans Configuration -> Modèles d’e-mail -> Paiement de la facture enregistrée (Envoyé aux contacts clients).

E-mail envoyé au personnel – En outre, le système enverra un autre e-mail (Paiement de la facture enregistré (envoyé au personnel) à l’agent de vente de la facture et au créateur de la facture, cet e-mail sera également envoyé lorsque le client paiera la facture en ligne via une passerelle de paiement en ligne. Gardez à l’esprit que si le paiement est enregistré via la zone d’administration de la part d’un membre du personnel, ce membre du personnel (actuellement connecté) ne recevra pas d’e-mail.

Modes de paiement non indiqués sur la facture – Si vous rencontrez des problèmes avec l’affichage des modes de paiement, assurez-vous que les modes de paiement sont correctement configurés dans les paramètres du système et qu’ils sont activés pour être utilisés.

Accédez au menu Paramètres -> Paramètres -> Emploi Cron dans TedMaster CRM. Créer une nouvelle facture à partir de la facture récurrente principale uniquement si la facture principale est payée ? Si ce champ est défini sur Non, et que la facture récurrente n’est pas payée, la nouvelle facture ne sera pas créée. Heure de la journée pour effectuer des opérations automatiques (format 24 heures), par exemple, de 9 à 9 heures ou de 15 à 15 heures. La facture sera recréée à un moment spécifique de la journée, en fonction de l’heure que vous avez configurée dans cette option. Par exemple, si la facture doit être recréée le 1er mai et que vous définissez ici 09, la facture sera recréée le 1er mai à 9 heures.

Action à prendre après la recréation de la facture: Générer et envoyer automatiquement la facture renouvelée au client – REMARQUE : Les contacts du client doivent configurer la notification par e-mail pour les factures afin de recevoir l’e-mail. Générer une facture impayée et un projet de facture.

Créer une facture récurrente – Lorsque vous ajoutez/modifiez une facture, vous avez la possibilité de définir cette facture comme récurrente. Cela signifie que la facture sera recréée automatiquement en fonction de votre configuration de facture récurrente (tous les X mois). Vous pouvez définir des besoins récurrents de 1 mois à 12 mois ou sélectionner personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques.

Comment les jours récurrents sont-ils calculés ? La date à laquelle la facture doit être recréée (renouvelée) est calculée à partir de la date de la facture.

Exemple 1 :

– La date de la facture est XXXX-08-17
– La récurrence est tous les 1 mois
– La facture sera recréée (renouvelée) le XXXX-09-17

Exemple 2 :

– La date de la facture est XXXX-03-01
– La récurrence est tous les mois
– La facture sera recréée (renouvelée) le XXXX-04-01

Lorsque les factures de cette facture seront générées, vous aurez un aperçu des factures générées à partir de cette facture dans l’onglet Factures enfants.

Arrêter une facture récurrente: Pour arrêter la facture récurrente, vous devrez vous rendre dans la zone d’édition de la facture et définir le champ déroulant Facture récurrente sur NON. Remarques: Vous devez avoir configuré la tâche cron pour utiliser cette fonctionnalité. Les projets de factures récurrents ne seront pas recréés. Les factures récurrentes avec le statut Annulé (factures annulées) seront toujours recréées lorsque la date de la prochaine facture récurrente arrivera. Si vous ne souhaitez pas que la facture soit recréée à partir de la facture annulée, vous devez modifier la facture et définir Récurrent sur Non.

Modèles de contrats – Afin de faciliter la création du processus de contrat dans TedMaster CRM, vous pouvez créer des modèles HTML prédéfinis qui peuvent être utilisés chaque fois qu’un contrat est créé.

Créer un modèle de contrat – Vous pouvez créer un modèle de contrat en consultant le contrat en cliquant sur l’onglet Modèles, puis sur le bouton Ajouter un modèle.

1. Cliquez sur l’onglet Modèles.
2. Cliquez sur Ajouter un modèle.
3. Entrez le titre du modèle que vous pouvez utiliser pour reconnaître facilement de quel type de modèle il s’agit.
4. Utilisez l’éditeur pour ajouter du contenu de modèle prédéfini.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Insérer un modèle – Une fois que vous avez créé le modèle, vous pourrez l’utiliser et l’insérer facilement dans le contenu de l’éditeur. Alors que dans l’onglet Modèles, pour le modèle que vous souhaitez insérer, cliquez sur le bouton Insérer, et le contenu du modèle sera automatiquement injecté dans l’éditeur de contrat.

Nouveau contrat: 

1. Cliquez sur le lien du menu secondaire Contrats et sur le côté gauche, il y a un bouton Nouveau contrat.
2. Masquer du client – Si ce champ est coché, le contrat ne sera pas affiché dans l’espace du client et les contacts des clients avec l’autorisation de contrats ne recevront pas d’email de rappel d’expiration.
3. Objet du contrat – Pour votre propre usage.
4. Valeur du contrat – Donnez cette valeur de contrat – La devise de base est utilisée.
5. Type de contrat – Vous pouvez organiser vos contrats en types. Pour ajouter un nouveau type de contrat, accédez à Configuration->Contrats->Types de contrat.
6. Date de début du contrat.
7. Date de fin du contrat – Ce champ est une option et si l’heure de fin est vide, aucune notification d’expiration ne sera envoyée.
8. Contenu du contrat – Le texte/le contenu à l’intérieur de l’éditeur sera compilé en PDF et vous pouvez facilement envoyer ce PDF au client en cliquant sur l’icône d’enveloppe en haut à droite.
9. Vous devez cliquer sur le bouton vert Enregistrer le contrat afin d’enregistrer le contenu du contrat.

Pièces jointes de contrat – Zone de pièces jointes facultative. Si vous téléchargez également un fichier, ce fichier sera visible du côté du client et le client pourra télécharger le contrat.

Notification d’expiration du contrat – Vous pouvez définir les notifications de contrat en allant dans Configuration -> Paramètres -> Cron Job -> Contrats. Seul le créateur ou l’administrateur du contrat recevra une notification d’expiration pour un contrat spécifique. Si le contrat expire, la ligne du tableau de la liste sera remplie d’un fond rouge. Vous avez la possibilité de recevoir des notifications d’expiration des contrats en plus de l’email. Vérifiez le modèle d’email à partir de Configuration-> Modèles d’email. Si vous ne souhaitez pas recevoir d’emails pour la notification d’expiration du contrat, il vous suffit de désactiver ce modèle d’email.

Renouvellement du contrat – Vous pouvez renouveler le contrat en cliquant sur Modifier le contrat et en haut à droite, cliquez sur Historique de renouvellement du contrat et cliquez sur Renouveler le contrat. Après cela, le modal sera ouvert et les valeurs seront remplies automatiquement. Il vous suffit de vérifier les valeurs, puis de cliquer sur Enregistrer. Après avoir économisé, sur le côté droit, vous pouvez suivre tous les renouvellements de contrat.

Ajouter un nouveau statut de projet: Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 1.6.2 dans TedMaster CRM. Par défaut, TedMaster CRM est livré avec 5 statuts prédéfinis: Non démarré, En cours, En attente, Annulé, Terminé, mais vous pouvez ajouter de nouveaux statuts avec un crochet d’action simple pour répondre à vos besoins. Les statuts Non commencé et Terminé sont des statuts de base et doivent rester intacts pour que tout fonctionne bien. Dans cet exemple, vous allez ajouter 1 nouveau statut de projet avec le nom Planning:

– Id – L’identifiant de l’état du projet doit être unique. Il est recommandé d’ajouter un numéro d’identification plus élevé pour éviter le chevauchement avec les identifiants du système par défaut. Par exemple, s’il y a actuellement des statuts de projet avec l’identifiant 1, 2, 3, 4, et 5, et à l’avenir, si de nouveaux statuts de projet par défaut sont ajoutés avec un identifiant 6 et que vous avez déjà utilisé cet identifiant, cela peut causer des problèmes.
– Couleur – Couleur pour ce statut au format hexadécimal.
– Nom – Le nom du statut qui sera affiché aux utilisateurs.
– Ordre – L’ordre du statut dans les listes.
– Filter_default – Si vous souhaitez exclure les projets utilisant ce statut par défaut des tables de listes. Si cette option est fausse, les projets utilisant ce statut ne seront pas affichés par défaut et vous devrez utiliser les filtres pour les inclure.

Nouveau projet – Pour créer un nouveau projet dans TedMaster CRM:

1. Allez dans Projets dans le menu et cliquez sur Nouveau projet.
2. Remplissez les informations nécessaires telles que le nom du projet, sélectionnez un client, le type de facturation, les dates de début et de fin, et la description du projet.
3. Sélectionnez les membres du projet et configurez les paramètres spécifiques au projet pour le client, tels que la permission de visualiser les tâches, commenter, voir les pièces jointes, etc.
4. Enregistrez le projet.

Notification d’expiration du contrat – Dans TedMaster CRM, configurez les notifications d’expiration du contrat via Configuration -> Paramètres -> Cron Job -> Contrats. Seul le créateur ou l’administrateur du contrat recevra une notification d’expiration.

Renouvellement du contrat – Renouvelez un contrat en cliquant sur Modifier le contrat, puis sur Historique de renouvellement du contrat et enfin sur Renouveler le contrat. Ajustez les valeurs si nécessaire et enregistrez.

Ne pas autoriser les membres du projet à voir toutes les tâches du projet – Dans TedMaster CRM, pour limiter la visibilité des tâches aux membres du projet assignés ou suiveurs uniquement, allez dans Configuration->Paramètres->Tâches et réglez Autoriser tout le personnel à voir toutes les tâches liées aux projets à NON.

Epingler le Projet – Épinglez des projets spécifiques dans TedMaster CRM pour un accès rapide via le menu principal. Utilisez le bouton d’action dans le projet pour épingler/dépingler.

Aperçu de la finance – L’aperçu des finances dans TedMaster CRM montre toutes les feuilles de temps enregistrées et les dépenses liées au projet, divisées en heures facturables, heures facturées, et heures non facturables, avec des calculs basés sur le type de facturation du projet.

Ajouter un nouveau statut de tâche – Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 1.6.2 dans TedMaster CRM. TedMaster CRM vient par défaut avec 5 statuts prédéfinis pour les tâches: Non démarré, En cours, Test, En attente de commentaires, Terminé. Cependant, vous pouvez ajouter de nouveaux statuts pour s’adapter à vos besoins spécifiques en utilisant un simple crochet d’action. Il est important de ne pas modifier les statuts de base Non démarré, En cours et Terminé pour garantir le bon fonctionnement du système. Pour ajouter un nouveau statut de tâche, tels que « Planning », assurez-vous de suivre ces directives:

– id: Chaque statut doit avoir un identifiant unique. Il est conseillé d’utiliser un numéro d’identification supérieur pour éviter les conflits avec les identifiants système par défaut. Par exemple, si les statuts existants ont des identifiants 1 à 5, utilisez un nombre supérieur pour votre nouveau statut pour éviter les problèmes futurs. Ne changez pas cet ID une fois qu’il est utilisé par des tâches.
– Couleur: Définissez une couleur pour ce statut en format hexadécimal pour une identification facile.
– Nom: Nommez le statut pour qu’il soit reconnaissable par les utilisateurs.
– Ordre: Déterminez l’ordre d’affichage du statut, notamment pour l’ordre Kanban.
– filter_default: Si vous préférez que les tâches avec ce statut ne s’affichent pas par défaut dans les listes de tâches, utilisez cette option. Par exemple, vous pourriez vouloir que les tâches annulées n’apparaissent pas dans les listes par défaut.

Tâches récurrentes: Les tâches récurrentes dans TedMaster CRM vous permettent de créer des tâches qui se répètent à intervalles réguliers. Pour configurer une tâche récurrente:

1. Accédez au menu Tâches et cliquez sur Nouvelle tâche.
2. Dans le modal de création, remplissez les informations nécessaires, y compris la récurrence de la tâche.
3. Les tâches récurrentes seront automatiquement créées selon l’intervalle défini, avec des notifications envoyées aux assignés.

Ne pas autoriser les membres du projet à voir toutes les tâches du projet: Pour limiter la visibilité des tâches aux membres assignés ou suiveurs uniquement dans TedMaster CRM, allez dans Configuration->Paramètres->Tâches et réglez l’option permettant à tout le personnel de voir toutes les tâches liées aux projets sur NON.

Feuilles de temps des tâches: Les feuilles de temps des tâches dans TedMaster CRM permettent de suivre le temps passé sur des tâches spécifiques. Vous pouvez ajouter manuellement des feuilles de temps pour chaque tâche en indiquant l’heure de début et de fin.

Créer une nouvelle tâche: Pour créer une nouvelle tâche dans TedMaster CRM:

1. Accédez à Tâches depuis le menu principal et cliquez sur le bouton Nouvelle tâche.
2. Remplissez les détails de la tâche, y compris le sujet, le taux horaire, la date de début, la date d’échéance, la priorité, et plus encore.
3. Configurez les options récurrentes et liez la tâche à une fonctionnalité spécifique si nécessaire.
4. Sauvegardez pour créer la tâche et assignez les membres du personnel comme assignés ou suiveurs.

Tâches de facturation: Master CRM, vous pouvez facturer des tâches non liées au projet lors de la création d’une facture. Sélectionnez le client pour voir automatiquement toutes les tâches associées prêtes à être facturées. Les tâches de projet doivent être facturées séparément à partir de la zone du projet.

Lier la tâche aux fonctionnalités: Dans TedMaster CRM, les tâches peuvent être liées à diverses fonctionnalités (projets, clients, factures, etc.) pour une gestion et un suivi efficaces. Sélectionnez « Lié à » lors de la création d’une tâche pour l’associer à une fonctionnalité spécifique.