Procès verbal de l’Assemblée Générale

Selon l’Article 535 du Droit OHADA: Le procès-verbal des délibérations de l’assemblée indique la date et le lieu de réunion, la nature de l’assemblée, le mode de convocation, l’ordre du jour, la composition du bureau, le quorum, le texte des résolutions soumises au vote de l’assemblée et le résultat des votes pour chaque résolution, les documents et rapports présentés à l’assemblée et un résumé des débats. Il est signé par les membres du bureau et archivé au siège social avec la feuille de présence et ses annexes conformément aux dispositions de l’article 135 ci-dessus. En cas de participation à l’assemblée par visioconférence ou autre moyen de télécommunication, il est fait mention dans le procès-verbal des incidents techniques éventuellement survenus au cours de l’assemblée et ayant perturbé son déroulement.

… Nos conseils en vue d’une bonne et pertinente rédaction de procès-verbal nous vous prodiguons cette série de conseil:

• Rédigez votre procès-verbal immédiatement après la réunion. Il vaut mieux le faire tant que les évènements sont encore frais dans votre mémoire. Il est également important d’envoyer aux participants, dès que possible après la réunion, une copie des actions qui leur ont été attribuées.
• Asseyez-vous le plus près possible du président de la réunion: Ainsi vous entendrez tout et vous pourrez demander des précisions sans être obligé d’élever votre voix.
• Demandez aux participants d’écrire leurs propositions: Cela vous évitera de les noter séance tenante.
• N’hésitez pas à interrompre le déroulement de la réunion pour demander des précisions.