PROPOSITION D’UN PLAN DE RECONSTITUTION DE LA COMPTABILITÉ POUR UNE ENTITÉ QUI N’AVAIT PAS AUPARAVANT DE SYSTÈME COMPTABLE
Tout d’abord une entité qui n’a pas de système comptable, s’expose à de sérieux problèmes, surtout au niveau de la fiscalité, c’est-à-dire l’Etat, et personne n’aimerait avoir des problèmes avec l’Etat. La comptabilité est très importante pour une entreprise, elle permet de raconter son histoire en termes de chiffres. Aussi cela va aussi aider les acteurs ou propriétaires de l’entreprise à prendre des décisions, permettant de piloter l’entreprise, évaluer sa situation financière, analyser ses performances et anticiper d’éventuelles difficultés. Que vous soyez entreprise individuel, ou dirigeant d’une société, vous ne pouvez pas donc vous en désintéresser. Même si vous pensez que l’Etat n’a pas le droit de savoir ce qui se passe au sein de votre entreprise, la comptabilité va permettre à vous-même d’avoir (propriétaire) d’avoir un œil sur les informations à caractère financier. Voici quelques propositions qui peuvent permettre à l’entreprise de mettre à jour sa comptabilité :
(1) Évaluation des besoins
Analyser les opérations: Comprendre la nature des opérations de l’entreprise, la fréquence des transactions et les besoins spécifiques.
Déterminer le volume: Estimer le volume des transactions pour choisir un système adapté.
(2) Choix du logiciel comptable
– Facilité d’utilisation
– Fonctionnalités (gestion des factures, suivi des dépenses, rapports financiers, etc.)
– Support et formation disponibles
– Budget
(3) Mise en place du système comptable
Installation et configuration: Installer le logiciel et configurer les paramètres de base (plan comptable, Plan tiers, taux de TVA, etc.).
Création des comptes: Créer les comptes principaux (Achat, Vente, Trésorerie …) selon le plan comptable.
(4) Formation du personnel
Formation initiale: Former les employés sur l’utilisation du logiciel choisi.
Documentation: Fournir des guides et des supports de formation.
(5) Migration des données
Collecte des données: Rassembler toutes les pièces justificatives disponibles (relevés bancaires, factures, reçus, etc.).
Saisie des transactions passées: Saisir toutes les transactions passées dans le nouveau système pour avoir un bilan d’ouverture correct.
(6) Mise en place des processus et des contrôles internes
Procédures de saisie: Établir des procédures standard pour la saisie des transactions quotidiennes.
Contrôles internes: Mettre en place des contrôles pour vérifier la précision et la fiabilité des enregistrements comptables.
(7) Surveillance et ajustements
Revue régulière: Effectuer des revues régulières des comptes pour s’assurer de l’exactitude.
Ajustements: Faire des ajustements si nécessaire.
NB : En comptabilité aucune écriture ne doit pas être enregistrée sans pièce justificative, alors il faut savoir toute opération qui ne présente pas de pièces justificatives valable sera enregistré dans un compte d’attente, et il faudra demander des explications (soit par entretien) au propriétaire ou aux personnes responsables, si malgré tout ça il n’y a pas de traçabilité alors les opérations resteront dans le compte d’attente.
