L’inventaire physique
Le déroulement de l’inventaire physique passe par quatre phases successives :
1- Travail préparatoire
D’abord, à ce niveau, des précautions doivent être prises pour que :
- Les lieux de réception et de livraison soient vidés avant le commencement du décompte ; pour une bonne séparation des exercices, les documents prévus à cet effet doivent bien indiquer les dates de réception et de livraison des produits ;
- Les articles à inventorier soient classés. Ce classement pourra se faire de la manière suivante :
- Les biens appartenant à des tiers devront être sortis du stock pour être rangés à part ;
- Les articles appartenant à l’entité mais se trouvant chez des tiers seront considérés comme étant en stock et pris en compte dans celui-ci ;
- Un classement rationnel doit être opéré pour permettre un décompte rapide et précis : les articles seront classés, par exemple, par famille ;
- Dans la mesure du possible, tous les mouvements de stocks soient arrêtés. A défaut, un contrôle rigoureux desdits mouvements doit être assuré ;
- Un ticket pré numéroté soit apposé sur chaque article ou catégorie d’articles à inventorier.
En effet, ce ticket à 3 volets pourra comporter la date de l’inventaire, la nature des produits, les références, les quantités, l’emplacement, les personnes ayant procédé aux comptages et leurs observations…
2- Intervention des équipes de comptage
Ensuite, deux équipes peuvent être mises en place conformément à la conception du ticket de comptage. Leur intervention pourra avoir lieu comme suit :
- La première équipe de comptage remplira le volet 3, le détachera pour le remettre à la fin du comptage ;
- La deuxième équipe notera les informations nécessaires sur le volet 2 qu’elle détachera pour le remettre à la fin du comptage.
Les volets 3 et 2, remplis et détachés, sont remis en fin de comptage à la personne chargée de l’exploitation des résultats du comptage. Le volet 1 reste sur l’article.
3- Exploitation des résultats du comptage
De plus, à l’issue du recensement, il est établi un état récapitulatif de l’ensemble des résultats. Auparavant, il est procédé à un contrôle sur la fiabilité.
C’est ainsi que :
- Le rapprochement entre les volets 3 et 2 doit être fait pour s’assurer que tous les tickets ont effectivement été utilisés, et que les quantités portées sur les volets 3 et 2 sont identiques ;
- Les résultats du comptage font l’objet d’états récapitulatifs précisant la date et la durée de l’inventaire, la ou les personnes ayant établi le document et sa date d’établissement, le lieu de stockage, les références et la désignation des produits, le numéro des tickets, les quantités, l’unité de mesure, le prix unitaire, le prix total et les éventuelles observations.
4- Contrôle du travail d’inventaire
Enfin, ce contrôle est effectué à plusieurs niveaux par le responsable de l’inventaire :
- Au niveau du travail préparatoire, il s’assure que les précautions ont été prises ;
- Au moment du déroulement de l’inventaire, il vérifie la bonne exécution des opérations ;
- A la fin des travaux de comptage, il procède à un 3e comptage lorsque les deux premiers ne concordent pas.
Le responsable effectue un contrôle final pour s’assurer de l’exhaustivité de l’inventaire. Aussi, il veut s’assurer de la restitution de l’ensemble des documents utilisés. Enfin, il établit une fiche récapitulative.
Pour plus d’informations sur le déroulement de l’inventaire physique. Veuillez lire notre livre https://tedmaster.org/produit/je-suis-comptable/
