OHADA : sept actions concrètes à mettre en œuvre

L’OHADA n’est pas un chapitre réservé aux juristes : elle influence des opérations quotidiennes du comptable, depuis la tenue des livres jusqu’à la préparation des états financiers, au suivi des créances et à l’information des dirigeants. Pour la maîtriser, il est plus efficace de transformer les textes en procédures de travail que de tenter de les apprendre isolément.

Les sept actions ci-dessous constituent une méthode de terrain. Elles conviennent à une PME comme à un cabinet, à condition de les adapter à la forme sociale, au secteur d’activité et à la réglementation nationale applicable, notamment en matière fiscale, sociale et bancaire.

1. Cartographier les obligations OHADA de l’entité

Commencez par établir une fiche d’identité juridique et comptable de l’organisation. Elle doit préciser sa forme sociale, son activité, ses établissements éventuels, sa date de clôture, ses responsables, ses organes de décision et ses principales obligations de reporting.

Cette cartographie évite un écueil fréquent : appliquer les mêmes contrôles à toutes les structures. Les besoins d’une société commerciale, d’une société en difficulté ou d’une entité à but non lucratif ne se recouvrent pas entièrement.

• Identifier les Actes uniformes qui concernent directement l’entité.
• Recenser les échéances de clôture, d’approbation des comptes et de conservation des pièces.
• Désigner, pour chaque obligation, un responsable, un document attendu et une date de contrôle.

Action applicable : créez un tableau « obligation, preuve, responsable, échéance, statut ». Il deviendra le support de votre revue mensuelle ou trimestrielle.

2. Organiser une veille juridique courte, mais régulière

Le droit OHADA repose sur des Actes uniformes, qui doivent être lus avec leurs textes d’application et, lorsque nécessaire, avec la jurisprudence pertinente. Une veille utile ne consiste pas à accumuler les alertes : elle doit répondre à une question opérationnelle. Qu’est-ce qui change dans la manière de comptabiliser, de contracter, de recouvrer une créance ou de préparer un dossier ?

Une méthode simple de veille

• Consulter en priorité les publications institutionnelles de l’OHADA.
• Classer les informations par thème : comptabilité, sociétés, sûretés, procédures collectives, recouvrement.
• Rédiger une note interne d’une page lorsqu’un texte ou une décision a une incidence pratique.
• Mettre à jour la procédure concernée au lieu de conserver la veille dans un dossier sans suite.

Par exemple, si l’entreprise accorde souvent des délais de paiement à ses clients, la veille doit alimenter les procédures relatives aux contrats, aux relances, aux garanties et au recouvrement.

3. Faire du SYSCOHADA le socle des procédures comptables

Pour le comptable, l’entrée la plus concrète dans l’OHADA reste le système comptable. Le bon réflexe est de relier chaque cycle à une procédure écrite : achats, ventes, trésorerie, immobilisations, stocks, paie, opérations de clôture et relations intragroupe lorsqu’elles existent.

Une procédure ne doit pas se limiter aux numéros de comptes. Elle décrit le circuit de la pièce, les contrôles à réaliser, les validations nécessaires, l’archivage et le traitement des anomalies. Une facture fournisseur, par exemple, ne devrait être comptabilisée qu’après contrôle de son existence, de son imputation, de son approbation et de son rattachement au bon exercice.

Point de vigilance : le plan de comptes interne peut être détaillé pour les besoins de gestion, mais il doit rester cohérent avec la nomenclature et la présentation attendue dans le cadre du SYSCOHADA.

4. Sécuriser les pièces justificatives et la piste d’audit

Une écriture fiable se démontre. Le comptable doit pouvoir remonter d’un montant figurant dans les états financiers à la pièce justificative, puis comprendre qui a validé l’opération et pourquoi elle a été comptabilisée de cette manière.

Cette exigence concerne aussi les documents numériques. Une facture scannée, un relevé bancaire, un bon de livraison ou un procès-verbal doivent être accessibles, lisibles et rattachés sans ambiguïté à l’opération concernée.

• Mettre en place une codification homogène des dossiers et des pièces.
• Rapprocher régulièrement comptabilité, banque, caisse, clients, fournisseurs et stocks.
• Documenter les écritures inhabituelles : provisions, corrections, abandons de créances, opérations avec les dirigeants ou sociétés liées.
• Conserver les justificatifs des décisions qui affectent les comptes : contrats, procès-verbaux, inventaires et évaluations.

Une piste d’audit claire facilite la révision des comptes, réduit le temps de recherche et limite le risque de retraitements tardifs.

5. Préparer la clôture tout au long de l’exercice

La clôture ne se gagne pas dans les derniers jours de l’exercice. Elle se prépare par des contrôles récurrents et par un dossier de révision vivant. Chaque mois ou chaque trimestre, les comptes sensibles doivent être rapprochés et justifiés : banque, caisse, tiers, stocks, immobilisations, emprunts, charges et produits à rattacher.

Les contrôles à ne pas reporter

• Vérifier l’ancienneté des créances et la réalité des soldes clients.
• Identifier les factures non parvenues, les charges constatées d’avance et les produits à recevoir.
• Suivre les immobilisations mises en service, sorties ou devenues inutilisables.
• Réaliser les inventaires physiques lorsque l’activité le requiert et expliquer les écarts.
• Préparer les éléments nécessaires aux amortissements, dépréciations et provisions justifiés.

Le résultat n’en sera pas seulement plus rapide à produire. Il sera aussi plus défendable devant la direction, l’auditeur, l’associé ou le partenaire financier.

6. Relier comptabilité, droit des sociétés et décisions de gestion

Les comptes ne vivent pas séparément de la vie juridique de l’entreprise. Une augmentation de capital, une cession d’actif, une avance d’associé, une distribution envisagée ou une décision de financement doit être examinée sous deux angles : sa traduction comptable et son fondement juridique.

Avant de passer une écriture importante, posez systématiquement quatre questions : quel document autorise l’opération ? qui l’a approuvée ? quelle est sa date d’effet ? quelle information devra être conservée ou communiquée ? Cette discipline est particulièrement utile pour les opérations avec les associés, les conventions significatives et les décisions prises par les organes sociaux.

Bon réflexe : associez le comptable à la préparation des décisions importantes, et non uniquement à leur enregistrement après coup. Les régularisations tardives sont souvent le symptôme d’une information transmise trop tard.

7. Mettre sous contrôle les créances, contrats et signaux de difficulté

Une créance inscrite en comptabilité n’est pas nécessairement une créance recouvrable. Le suivi doit donc distinguer les factures échues, les litiges, les promesses de paiement, les garanties obtenues et les dossiers qui nécessitent une action juridique.

Établissez une balance âgée commentée et organisez une réunion périodique entre comptabilité, direction commerciale et direction générale. Pour chaque retard significatif, décidez d’une mesure précise : relance documentée, mise en demeure, négociation d’un échéancier, demande de garantie ou transmission du dossier au conseil compétent.

Les difficultés de trésorerie, les impayés persistants et l’accumulation des dettes ne doivent pas être traités comme de simples incidents comptables. Ils peuvent appeler des décisions de gestion et l’examen des mécanismes prévus par le droit OHADA relatif à la prévention et au traitement des difficultés des entreprises.

Installer une routine OHADA qui tient dans le temps

La conformité devient réellement utile lorsqu’elle est intégrée au calendrier de travail. Une revue mensuelle des rapprochements et des créances, une revue trimestrielle des obligations juridiques et une préparation anticipée de la clôture offrent déjà un cadre solide.

Enfin, l’OHADA n’efface pas les règles propres à chaque État partie. Les obligations fiscales, sociales, déclaratives ou sectorielles relèvent souvent du droit national. La bonne pratique consiste donc à articuler les règles OHADA avec la réglementation locale applicable à l’entreprise, sans confondre les deux niveaux.

En procédant ainsi, le comptable ne se contente plus de produire des écritures : il met à disposition une information fiable, traçable et utile à la décision.